Jak obliczyć koszt wynajmu ekranów led w Warszawie na 2-dniowy event?
Coraz więcej organizatorów w Warszawie planuje wydarzenia z dużym obrazem na scenie. LED jako tło, ekran do prezentacji czy transmisja na żywo to dziś standard. Pytanie brzmi nie „czy”, ale „za ile” i od czego to zależy.
W tym poradniku pokazuję, jak krok po kroku oszacować koszt na dwudniowy event w 2025 roku. Dowiesz się, które parametry ekranu robią różnicę, jak dobrać P2 lub P3, jak policzyć prąd, a także jak uwzględnić montaż, demontaż, ubezpieczenie i przygotowanie treści. Dzięki temu łatwiej porównisz oferty na „ekrany led wynajem warszawa” i unikniesz niespodzianek.
Jak wycenić wynajem ekranów LED na dwudniowy event?
Kluczem jest podzielenie budżetu na sprzęt, robociznę, logistykę, zasilanie, treści i rezerwy techniczne.
W praktyce kalkulacja składa się z kilku pozycji, które sumują się w całość. Stawka za ekran zwykle liczona jest za dobę, więc na event dwudniowy uwzględnia się dwa dni pracy sprzętu oraz czas montażu i demontażu. Do tego dochodzą konstrukcje i zabezpieczenia, transport po Warszawie, obsługa techniczna, ewentualny operator treści, ubezpieczenie oraz zapas na godziny nocne lub wydłużenia. Warto przygotować prosty kosztorys pozycyjny, aby porównać oferty na identycznych założeniach.
Które parametry ekranu najbardziej wpływają na cenę?
Najmocniej wpływają rozmiar w metrach kwadratowych i zagęszczenie pikseli, czyli pixel pitch.
Im większa powierzchnia i im mniejszy pitch, tym wyższa stawka najmu. Znaczenie mają też: przeznaczenie indoor lub outdoor z odpowiednią klasą szczelności, jasność w kandeli na metr kwadratowy, częstotliwość odświeżania, krzywizna lub niestandardowe kształty oraz wymagane konstrukcje nośne. Wpływ na cenę ma również dostępność danego zestawu w konkretnym terminie i liczba dni najmu. W 2025 roku popularne są moduły 500×500 mm, które pozwalają elastycznie budować ekrany w różnych proporcjach.
Jaki rozmiar i rozdzielczość wybrać: P2 czy P3?
P2 sprawdza się przy bliskiej widowni i drobnej typografii, P3 przy większych dystansach i tle scenograficznym.
Proste kryterium to odległość pierwszych rzędów od ekranu. Przy 2–6 metrach P2 zapewni czytelność drobnych detali i logotypów. Przy 3–10 metrach P3 daje komfort oglądania tła, wideo i prezentacji o większych fontach. Do scen 16:9 często wybiera się rozmiary około 3,5×2 m, 5×3 m lub 6×3,5 m. Warto też sprawdzić rozdzielczość w pikselach dla planowanego wymiaru. Dla modułów 500×500 mm typowe wartości to około 192×192 piksele na moduł P2 oraz około 128×128 pikseli na moduł P3. To ułatwia przygotowanie grafiki w natywnej rozdzielczości.
Jak uwzględnić koszty montażu, transportu i demontażu?
Trzeba policzyć czas i zasoby ekip oraz konstrukcje, dojazdy i pracę poza standardowymi godzinami.
Na montaż wpływa dostęp do hali, winda towarowa, wysokość podwieszeń, nośność punktów riggingowych, wymagane obciążniki i zabezpieczenia. Dochodzą podnośniki, kratownice, podstawy i okablowanie. W Warszawie znaczenie ma także logistyka dojazdu, wjazdy na teren obiektów oraz parkowanie dostaw. Demontaż bywa rozliczany osobno, zwłaszcza gdy odbywa się późno w nocy. Jeśli potrzebny jest dzień techniczny lub próby, warto ująć go jako osobną pozycję.
Na co zwrócić uwagę przy zapotrzebowaniu na zasilanie?
Oblicz pobór mocy z metra kwadratowego i zapewnij zapas na szczyty.
Typowe wartości dla ekranów eventowych to około 250 W/m² średnio i do około 560 W/m² w peaku. Dla ekranu 5×3 m, czyli 15 m², średni pobór wyniesie około 3,75 kW, a szczytowy do około 8,4 kW. Do tego dolicza się procesor wideo, odtwarzacze, routery i stanowisko operatora. Zalecane jest zapewnienie rezerwy mocy oraz oddzielnych obwodów z zabezpieczeniami różnicowoprądowymi. W obiektach eventowych najczęściej stosuje się przyłącza CEE 16 A lub 32 A, jednofazowe lub trójfazowe. Przy ograniczonym zasilaniu rozważa się agregat o mocy dobranej do maksymalnego obciążenia.
Ile kosztuje przygotowanie oprawy graficznej i treści?
Koszt zależy od liczby formatów, rozdzielczości, animacji oraz liczby poprawek i czasu realizacji.
Na budżet wpływa opracowanie layoutu pod natywną rozdzielczość ekranu, adaptacje do niestandardowych proporcji, stworzenie pętli wideo, korekcja kolorów i przygotowanie wersji językowych. Liczy się też timecode, synchronizacja z dźwiękiem i światłem oraz dostęp do licencjonowanej muzyki i fontów. W dniu wydarzenia dochodzi obsługa operatorska lub automat do emisji. Jeśli przewidziane są transmisje, potrzebny może być dodatkowy mikser wideo i kadrowanie sygnałów.
Jak uwzględnić ubezpieczenie i ukryte opłaty w kalkulacji?
Dodaj pozycje na polisę, kaucję, koszty obiektu i ewentualne prace nocne.
W kalkulacji warto przewidzieć ubezpieczenie sprzętu, odpowiedzialność cywilną oraz wymogi obiektu dotyczące ochrony i nadzoru technicznego. Częste są kaucje zwrotne oraz opłaty za korzystanie z podwieszeń, prądu i wjazd na teren. Pojawić się mogą koszty przepustek, ochrony przeciwpożarowej, mat ochronnych na posadzkę oraz sprzątania. Jeśli wykonawca pracuje nocą lub powyżej ustalonego czasu, pojawiają się dopłaty za nadgodziny. Warto też zapisać zasady anulacji i rezerwacji terminu.
Chcesz otrzymać praktyczną wycenę na konkretny termin?
Najłatwiej uzyskać trafną ofertę, przesyłając pełny brief techniczny i harmonogram.
W briefie opisz daty i godziny montażu, prób oraz emisji, adres i typ obiektu, czy praca jest wewnątrz czy na zewnątrz, wymiary i orientację ekranu, minimalną odległość widowni, plan sceny, oczekiwaną rozdzielczość, listę źródeł sygnału oraz wymagania co do operatora. Dołącz wizualizację lub rzut sali i wskaż, czy potrzebne są konstrukcje, tłumiki dźwięku lub elementy scenografii. Taki zestaw danych przyspiesza porównanie ofert „ekrany led wynajem warszawa” i ułatwia optymalizację budżetu na dwa dni.
Dobrze przygotowana kalkulacja porządkuje decyzje, chroni budżet i daje jakość obrazu, której wymaga publiczność. W 2025 roku to już standard produkcyjny, a nie luksus. Im precyzyjniej opiszesz potrzeby i warunki obiektu, tym łatwiej dobrać ekran i zasoby tak, by dwudniowy event przebiegł sprawnie i bez nerwowych korekt na miejscu.
Zamów bezpłatną wycenę z krótkim briefem i terminem wydarzenia, aby sprawdzić dostępność ekranów LED w Warszawie i dopasować konfigurację do Twojego eventu.
Chcesz znać realny koszt wynajmu ekranów LED na dwudniowy event w Warszawie? Zamów bezpłatną wycenę i sprawdź orientacyjny koszt dla ekranu 5×3 m (średnie zużycie ~3,75 kW, szczyt do ~8,4 kW): https://www.multiwizja.eu/wynajem-sprzetu/ekrany-led.
